Záznamy v deníku mezd se používají k zaznamenání odměn vyplácených zaměstnancům. Tyto položky jsou poté začleněny do účetní závěrky účetní jednotky prostřednictvím hlavní knihy. Klíčové typy záznamů deníku mezd jsou:
Počáteční záznam. Položka primárního deníku mezd slouží k počátečnímu záznamu mezd. Tento záznam zaznamenává hrubé mzdy vydělané zaměstnanci, jakož i všechny srážky z jejich mezd a veškeré další daně, které společnost dluží vládě.
Časově rozlišené mzdy. Může existovat položka časově rozlišených mezd, která je zaznamenána na konci každého účetního období a jejímž účelem je zaznamenat výši mezd dlužných zaměstnancům, ale dosud nevyplacených. Tato položka je poté v následujícím účetním období obrácena, aby mohla nahradit původní položka záznamu. Této položce se lze vyhnout, pokud je částka nevýznamná.
Ruční platby. Společnost může zaměstnancům příležitostně vytisknout manuální výplaty, ať už kvůli úpravám platů nebo ukončení pracovního poměru.
Všechny tyto položky deníku jsou uvedeny níže.
Položka primárního deníku mezd
Primární položka deníku pro mzdu je položka na souhrnné úrovni, která je kompilována z mzdového registru a která je zaznamenána v deníku mezd nebo v hlavní knize. Tato položka obvykle zahrnuje debety za přímé mzdové náklady, platy a část daně ze mzdy ze strany společnosti. K dispozici budou také kredity na řadu účtů, z nichž každý podrobně popisuje odpovědnost za daně ze mzdy, které nebyly zaplaceny, a rovněž za částku hotovosti již zaplacené zaměstnancům za jejich čistou mzdu. Základní položka (za předpokladu, že nedojde k dalšímu členění debetů podle jednotlivých oddělení) je:
