Dokladem o hotovosti je v podstatě přehrání každé řádkové položky v bankovním odsouhlasení z jednoho účetního období do dalšího, zahrnující samostatné sloupce pro hotovostní příjmy a výplaty hotovosti. Sloupce (a vzorec) použité pro doklad o hotovosti jsou:
Počáteční zůstatek + Hotovostní příjmy v období - Výplaty hotovosti v období = Konečný zůstatek
Pokud je doklad o hotovosti použit pro každou řádkovou položku při odsouhlasení banky, zvýrazní oblasti, ve kterých existují nesrovnalosti, a které si proto mohou vyžadovat další prošetření a možná i některé úpravy. Doklad o hotovosti může označovat řadu dalších problémů s odsouhlasením, které budou vyžadovat úpravy účetních záznamů společnosti, včetně následujících:
Bankovní poplatky nejsou zaznamenány
Nedostatečné kontroly finančních prostředků, které nebyly vymazány ze záznamů o vkladu
Úrokové výnosy nebo úrokové náklady se nezaznamenávají
Šeky nebo vklady zaznamenané bankou v jiných částkách, než jaké byly zaznamenány společností
Šeky inkasované dodavateli, které společnost zrušila
Výplaty a / nebo hotovostní výplaty zaznamenané na nesprávném účtu
Doklad o hotovosti může také odhalit případy podvodu. Pokud existuje rozdíl mezi součty, může to znamenat přítomnost neoprávněných výpůjček a splátek v časovém období zahrnutém v jediném bankovním výpisu. Pokud by tedy správce nelegálně vybral začátkem měsíce 10 000 $ z firemních účtů pro svou osobní potřebu a nahradil prostředky před koncem měsíce, emise by se v běžném odsouhlasení banky neobjevila jako srovnávací položka. Doklad o hotovosti by však s větší pravděpodobností označil extra výběr hotovosti a návratnost hotovosti v daném období.
Doklad o hotovosti se vyplňuje složitěji než bankovní odsouhlasení. Poskytuje však větší míru podrobností, a proto usnadňuje vyhledání chyb než odsouhlasení banky. Může být tedy nákladově efektivní použít doklad o hotovosti, pokud očekáváte, že v účetním období najdete velké množství různých chyb souvisejících s hotovostí.
