Poukaz je interní dokument popisující a schvalující platbu závazku dodavateli. Nejčastěji se používá v manuálním platebním systému, kde je součástí kontrolního systému. Poukaz obvykle obsahuje následující informace:
Identifikační číslo dodavatele
Částka k zaplacení
Datum, kdy by měla být platba provedena
Účty, které mají být účtovány za účelem zaznamenání závazku
Jakékoli příslušné podmínky slevy při včasné platbě
Podpis nebo razítko schválení
Informace o voucheru lze sestavit do balíčku, kde je základní doklad voucheru připojen k dodavatelské faktuře, dokladu o přijetí a nákupní objednávce. Tento balíček je užitečný pro uchovávání souvisejících dokumentů na jednom místě a usnadňuje ospravedlnění i audit transakcí se závazky.
Poukaz je vytvořen po obdržení faktury od dodavatele. Je označen razítkem „zaplaceno“, když je šek nebo elektronická platba provedena dodavateli, a poté je archivován spolu s veškerými podpůrnými dokumenty.
Pokud jsou poukazy použity pro všechny závazky, lze jejich součty agregovat a určit celkovou částku neuhrazených závazků. Tato funkce není nutná v počítačovém systému, kde se místo toho používá zpráva o věku závazků.
Poukaz se nevytváří, pokud došlo pouze k nahromadění závazku (což chybí při faktuře od dodavatele). Poukazy se také nepoužívají v mzdovém procesu.
