Koncept nákladového účtu má dva různé významy. Jeden zahrnuje cestovní a zábavní výdaje a druhý je obecnější koncept identifikující typ účtu. Obě definice jsou uvedeny níže.
Účet výdajů T&E
Výdajový účet se týká finančních prostředků vyplacených zaměstnanci, které se poté použijí na výdaje na cestování a zábavu. Prostředky výdajového účtu mohou být vyplaceny před časem, kdy jsou skutečně vynaloženy na podnikání společnosti, v takovém případě jsou prostředky označovány jako záloha. Alternativně mohou být finanční prostředky vyplaceny v reakci na předložení zprávy o výdajích zaměstnancem, v takovém případě se finanční prostředky označují jako náhrada. Záloha se zpočátku zaznamenává jako krátkodobé aktivum, zatímco náhrada se okamžitě zaznamenává jako vzniklý náklad. Když zaměstnanec předloží důkaz o tom, jak byla záloha použita, je současné aktivum uznáno jako náklad.
Částka plateb v hotovosti spojená s výdajovým účtem má tendenci být největší, pokud je spojena se zaměstnancem, který pracuje nezávisle na interních operacích podniku, z nichž nejlepším příkladem je prodejce. Tito jedinci potřebují dostatečné finanční prostředky, aby mohli cestovat více, než je obvyklé u ostatních zaměstnanců.
Koncept výdajového účtu lze zneužít buď utrácením více finančních prostředků, než by požadovala obezřetná osoba, nebo přijetím záloh a nepoužíváním hotovosti jménem podniku. V důsledku toho mnoho podniků ukládá přísnou kontrolu nad používáním výdajových účtů, včetně používání výkazů výdajů, cestovních politik, auditů provedených plateb a průběžných kontrol nevyrovnaného zůstatku na účtu aktiv záloh.
Typ účtu výdajů
Převážná část všech účtů použitých v hlavní knize jsou výdajové účty. Jedná se o typ dočasného účtu, ve kterém jsou uloženy všechny výdaje vzniklé účetní jednotce během účetního období. Mohou tedy existovat výdajové účty pro bankovní poplatky, náklady na prodané zboží, služby atd. Tyto účty jsou považovány za dočasné, protože jsou vynulovány na konci fiskálního roku, aby se vytvořil prostor pro záznam nové sady výdajů v příštím fiskálním roce.
