Mzdové záznamy obsahují informace o náhradách vyplácených zaměstnancům a případných srážkách z jejich výplat. Tyto záznamy potřebují zaměstnanci mezd k výpočtu hrubé mzdy a čisté mzdy zaměstnanců. Mzdové záznamy obvykle obsahují informace o následujících položkách:
Výplata úmrtí
Bonusy
Provize
Odpočty důchodů, dávek, charitativních příspěvků, obstavení, plánů nákupu akcií atd
Formuláře pro povolení přímého vkladu
Hrubé mzdy
Odpracované hodiny
Ruční platby šekem
Vyplacená čistá mzda
Sazby platů
Dovolená a / nebo nemocenské
Informace v mzdových záznamech se tradičně ukládají na papírové dokumenty, ale lze je zaznamenat také jako elektronické dokumenty.
Mzdové záznamy lze považovat za podmnožinu informací uložených v záznamech o lidských zdrojích, které mohou obsahovat podstatně více informací než položky vztahující se pouze k platům a srážkám zaměstnanců.
Časové období, po které musí být záznamy o mzdách uchovány, bude záviset na požadavcích vlády. Internal Revenue Service obvykle uvádí požadovanou dobu uchování v každém dokumentu, který vydává a který se zabývá problémy mzdové agendy. Obecně by měly být výpočty mezd uchovávány po dobu dvou let, zatímco kolektivní smlouvy by měly být uchovávány po dobu tří let.
