Špatný dluh je pohledávka z účtu, u které bylo jasně zjištěno, že není inkasovatelná. To znamená, že konkrétní pohledávka z účtu je odstraněna z účtu pohledávek, obvykle vytvořením dobropisu ve fakturačním softwaru a následným porovnáním dobropisu s původní fakturou; tím odstraníte dobropis i fakturu ze sestavy pohledávek.
Když vytvoříte dobropis, připsejte částku na účet pohledávek a odepište buď účet výdajů za nedobytné pohledávky (pokud není vytvořena rezerva pro nedobytné pohledávky), nebo opravná položka k pochybným účtům (což je rezervní účet, který je nastaven v očekávání nedobytných pohledávek). První alternativa pro vytvoření dobropisu se nazývá metoda přímého odpisu, zatímco druhá alternativa se nazývá metoda opravných položek pro pochybné účty.
A pochybný dluh je pohledávka z účtu, která by se v budoucnu mohla stát nedobytným dluhem. Možná dokonce nebudete schopni přesně určit, která otevřená faktura pro zákazníka by mohla být takto klasifikována. V takovém případě vytvořte rezervní účet (známý také jako protiúčet) pro účty pohledávek, které se mohou nakonec stát nedobytnými pohledávkami, odhadněte výši pohledávek, které se mohou stát nedobytnými pohledávkami v daném období, a vytvořte úvěr pro zadání částky vašeho odhadu na tomto rezervním účtu, který se označuje jako opravná položka k pochybným účtům. Debet v transakci je výdajem na nedobytný dluh. Když nakonec zjistíte skutečný nedobytný dluh, odepište jej (jak je popsáno výše pro nedobytný dluh) odepsáním opravné položky na pochybné účty a připsáním na účet pohledávek.
Například společnost ABC International má pohledávky ve výši 100 000 USD, z nichž odhaduje, že z 5 000 USD se nakonec stanou nedobytné pohledávky. Účtuje tedy 5 000 USD na výdaj z titulu nedobytného dluhu (který je uveden ve výkazu zisku a ztráty) a kredit na opravnou položku k pochybným účtům (který se v rozvaze nachází těsně pod řádkem pohledávek). O měsíc později společnost ABC ví, že faktura ve výši 1 500 USD je skutečně nedobytný dluh. Vytváří dobropis za 1 500 $, což snižuje účet pohledávek o 1 500 $ a příspěvek na pochybné účty o 1 500 $. Když tedy společnost ABC uzná skutečný nedobytný dluh, nemá to žádný dopad na výsledovku - pouze snížení pohledávek a opravných položek k pochybným řádkovým položkám účtů v rozvaze (které se navzájem kompenzují).
Nedobytný dluh je tedy konkrétně identifikovaná pohledávka z účtu, která nebude splacena, a proto by měla být odepsána najednou, zatímco pochybný dluh je ten, který se v budoucnu může stát nedobytným dluhem a pro který může být nutné vytvořit příspěvek na pochybné účty.
