Inventarizace je počítání inventáře po ruce. To znamená identifikovat každou položku po ruce, spočítat ji a shrnout tato množství podle položek. Může také existovat krok ověření, kde jsou výsledky počítání porovnány s počty inventárních jednotek v počítačovém systému společnosti. Inventarizace je běžným požadavkem systému pravidelných zásob a může být také požadována jako součást ročního auditu společnosti. Stručně řečeno, inventarizace vede k dokumentu na úrovni souhrnu, který obsahuje seznam množství, která jsou k dispozici pro každou položku zásob k určitému časovému okamžiku. K tomu jsou zapotřebí procesní kroky:
Vyberte a trénujte počítací týmy s ohledem na to, jak provádět počítání a vyplňovat související doklady.
Stanovte mezní dobu, po jejímž uplynutí není ve skladu povolen žádný další inventář v přijímací oblasti a nebudou odeslány žádné položky. Je užitečné, pokud v den počítání neprobíhá žádná výroba, příjem nebo přeprava.
Každému počítajícímu týmu přiřaďte oblasti odpovědnosti za počítání ve skladu.
Distribuujte předčíslovanou sekvenci značek počtu každému týmu a přihlaste se k distribuovaným rozsahům čísel.
V každém počítacím týmu jedna osoba identifikuje a spočítá inventář, zatímco druhá osoba vyplní značku počítání. Původní značka je nalepena na inventář a tým si ponechá záložní kopii.
Po dokončení počítání každý tým odevzdá značky počítání. Správce značek počítání kontroluje, zda nějaké značky nechybí, což může vyžadovat další vyhledávání, aby bylo možné značky najít. Obvykle jsou stále připojeny ke značkám, které byly nalepeny na inventář.
Prodavač tagů count shrnuje tagy count do tabulky, která slouží k vytvoření souhrnných součtů pro každou položku inventáře. Alternativou je zadání informací do databáze, což umožňuje lepší agregaci souhrnných součtů.
Účetní nákladů porovnává výsledné informace s zůstatky jednotek udržovanými v systému trvalé zásoby společnosti (za předpokladu, že jej má). Pokud existují velké odchylky od existující databáze, spočítá se tým počítání zpět do skladu a ověří původní počty.
Jedná se o proces velmi náročný na práci a může vyžadovat značné množství prostojů ve skladu, takže společnosti se obecně snaží vyhnout se inventarizaci zásob v největší možné míře.
Častější forma inventury se nazývá počítání cyklů, které se dokončuje každý den. Pokud společnost používá počítání cyklů, zaměstnanci skladu spočítají inventář v malé části skladu a porovná jeho informace o počtu se záznamy v počítačovém systému. Pokud existují chyby, pracovníci skladu je opraví a také prozkoumá základní důvody, proč k chybám došlo. Aktivní program počítání cyklů alespoň zlepší úroveň přesnosti záznamů o zásobách a může dokonce způsobit, že nebude nutné provádět fyzický inventář na konci měsíce.
