Zaúčtování do hlavní knihy zahrnuje záznam podrobných účetních transakcí do hlavní knihy. Zahrnuje agregaci finančních transakcí, odkud jsou uloženy ve specializovaných knihách, a přenos informací do hlavní knihy. Zpočátku se transakce, které jsou dokončeny v objemu, obvykle zaznamenávají do speciální knihy, například do knihy prodeje. Tímto způsobem zabráníte tomu, aby byla hlavní kniha podrobně zaplavena u tisíců transakcí. Informace v hlavní knize se poté agregují do souboru finančních výkazů za každé vykazované období.
Informace v jedné ze speciálních knih se agregují v pravidelných intervalech, kdy se provede záznam na úrovni souhrnu a zaúčtuje se do hlavní knihy. V prostředí manuálního účetnictví může agregace probíhat ve stanovených intervalech, například jednou denně nebo jednou za měsíc. Například pokud byla hlavní knihou zdroje kniha prodeje, agregovaná položka zaúčtování může zahrnovat debet na účet pohledávek a kredity na účet prodeje a různé účty odpovědnosti za daň z obratu. Při zaúčtování této položky do hlavní knihy lze v poli popisu provést poznámku s uvedením časového období, na které se položka vztahuje. To je užitečné pro poskytnutí další jasnosti uživateli hlavní knihy, který by mohl zkoumat určité transakce.
V počítačovém prostředí účetnictví může být účtování do hlavní knihy nepozorovatelné. Software to jednoduše dělá v pravidelných intervalech nebo se zeptá, zda chcete zveřejnit příspěvek, a poté automaticky zaúčtuje podkladové účtování do hlavní knihy. Je možné, že se žádná transakce zaúčtování neobjeví ani ve zprávách generovaných systémem.
K účtování do hlavní knihy nedochází u transakcí s nižším objemem, které jsou již zaznamenány v hlavní knize. Například nákupy dlouhodobého majetku mohou být tak časté, že není potřeba, aby tyto transakce uchovávala hlavní kniha, takže se místo toho zaznamenávají přímo do hlavní knihy.
Pokud někdo chce prozkoumat podrobnou transakci, obvykle začíná jednou z finančních výkazů, přechází k příslušnému účtu v hlavní knize a poté odkáže na speciální knihu, která obsahuje podrobné informace o dané transakci.
