Kaizen je praxe neustálého zlepšování procesů a snižování nákladů. Koncept má tendenci přinášet postupné zlepšování po dlouhou dobu. Tento koncept lze aplikovat na rozpočtování začleněním očekávaného snížení nákladů do plánovaných výsledků podnikání. Tento přístup lze použít ke stálému snižování nákladů pod jejich současnou úroveň.
Kaizen rozpočtování vyžaduje velké plánování ze strany vedení, protože musí věnovat dostatek času a zdrojů na prověření všech aspektů podnikání, lokalizovat možné projekty zlepšení a zajistit, aby tyto projekty byly úspěšně dokončeny. Do rozpočtu musí být zahrnuty také náklady na tyto zlepšovací projekty spolu s očekávanými úsporami kaizen.
Výši snížení nákladů v důsledku činností kaizen lze rozpočtovat na základě konkrétních plánovaných projektů zlepšování. Rozpočtové období však pravděpodobně pokrývá rok a projekty na zlepšení mohou pokrývat mnohem kratší období, takže je obtížné spojit konkrétní vylepšení s celým rozpočtovým obdobím. Alternativou je zadat historické procento snížení nákladů do rozpočtu a spoléhat se na probíhající aktivity kaizen, aby se přibližně shodovaly s rozpočtovanou částkou snížení nákladů.
Zahrnutí snížení nákladů kaizen do rozpočtu je užitečné pro posouzení výkonnosti manažerů, protože sladění rozpočtovaných očekávání se skutečným snížením nákladů, které generují v průběhu času. Tyto informace lze použít při zvažování propagačních akcí i pro bonusové platby.
Při používání rozpočtování kaizen existují dva klíčové problémy, které jsou:
Může být snazší dosáhnout snížení nákladů během prvních několika let, kdy lze najít „nízko visící ovoce“; po dosažení těchto počátečních snížení nákladů může klesnout procento snížení nákladů spouštěných kaizenem, což vytváří zvýšený tlak na manažery k výkonu.
Pokud nelze dosáhnout snížení nákladů souvisejících s kaizenem, rozpočtované zisky a peněžní toky nemusí být ani vzdáleně dosažitelné, což má za následek značné nepříznivé odchylky od rozpočtu.
