Kniha prodejů je podrobná položka uskutečněných prodejů prezentovaná v časovém pořadí. Může také obsahovat vydané kredity, které snižují objem prodeje, například u produktů vrácených zákazníky. Informace v hlavní knize prodeje mohou být docela podrobné, včetně položek jako datum prodeje, číslo faktury, jméno zákazníka, prodané položky, částky prodeje, účtované přepravné, daně z obratu, daň z přidané hodnoty a další.
Informace v účetní knize prodeje jsou pravidelně shrnuty a agregované částky jsou poté zaúčtovány na prodejní účty v hlavní knize. Toto zveřejnění může být stejně časté jako konec každého měsíce (jako součást procesu uzávěrky ke konci měsíce) nebo dokonce každý den. Informace na úrovni podrobností v účetní knize prodeje jsou uchovávány odděleně od hlavní knihy, aby nedošlo k zahlcení příliš velkým množstvím informací.
Níže jsou uvedeny příklady toho, jak lze použít účetní knihu prodeje:
Finanční výkazy. Kniha prodeje je hlavním zdrojovým dokumentem pro údaj o prodeji, který se zobrazuje v horní části výkazu zisku a ztráty.
Výzkum. Pokud někdo chce prozkoumat problém prodeje, obvykle začíná analýzou na vysoké úrovni v hlavní knize, například analýzou trendové čáry, a poté přepne do hlavní knihy prodeje a určí podrobnosti přesně toho, co se stalo.
Auditování. Auditor bude pravděpodobně chtít zajistit, aby celková částka prodeje vykázaná v účetní závěrce společnosti byla správná, a prošetří to výběrem faktur uvedených v hlavní knize prodeje, které obsahují tento údaj o prodeji.
Původně byla kniha prodeje udržována ručně, přičemž účtování do hlavní knihy bylo také dokončováno ručně. S příchodem počítačových účetních systémů není vždy zřejmé, že existuje kniha prodeje, protože uživatel jednoduše hledá konkrétní číslo faktury, časové období nebo částku a nikdy si neuvědomuje, že přistupuje k tomu, co se dříve nazývalo účetní kniha. Tento termín je tedy používán méně často, než tomu bylo dříve.
