Zpracování mezd může způsobit chyby na několika místech, což vyžaduje podrobný procesní tok, který také zahrnuje několik ovládacích prvků. Tento postup lze použít k zajištění toho, aby se mzdy neustále a opakovaně zpracovávaly. Skutečný průběh procesu se může poněkud lišit od kroků uvedených níže, protože mohou existovat rozdíly související s používáním řešení pro manuální, automatizované nebo outsourcing zpracování mezd. Následuje nejpravděpodobnější verze postupu, včetně odpovědností a základních kontrol:
Aktualizujte hlavní soubor zaměstnanců. Mzdový úředník dostává oznámení o změnách v informacích o zaměstnancích, které mají dopad na zpracování mezd, jako jsou například srážkové výjimky a změny platové sazby. Aktualizujte hlavní soubor zaměstnanců v mzdovém softwaru pomocí těchto změn.
Nastavte výplatní období. Ověřte, zda je mzdový modul nastaven na správné výplatní období.
Zadejte odpracovaný čas. Zadejte počet pravidelných a přesčasových hodin odpracovaných každým zaměstnancem do mzdového systému. Pokud společnost ručně vypočítá mzdy, pak tento krok a další krok nejsou nutné. Pokud společnost používá ke shromažďování svých časových údajů počítačové hodiny, mohou být tyto informace přeneseny přímo do mzdového softwaru.
Zadejte manuální platby. Zadejte částky všech manuálních výplat, které ještě nebyly zaznamenány v mzdovém systému. Může se jednat o úpravy platů z předchozích období nebo platby spojené s počátečním náborem nebo ukončením zaměstnanců.
Vypočítejte výplatu za ukončení. Ručně vypočítat částku splatnou kterémukoli zaměstnanci, který opustil společnost, včetně nevyčerpaného času na dovolenou a odstupného. To se obvykle týká pouze těch zaměstnanců, kteří ze společnosti dobrovolně odešli, protože násilné ukončení vyžaduje téměř okamžité platby, které obvykle nespadají do běžného období zpracování mezd.
Změnit odpočty. Zadejte jakékoli změny standardních srážek ze mzdy zaměstnanců, například u zdravotního pojištění, obstavení a charitativních příspěvků.
Vypočítat výplatu. Nechte software zpracovat všechny výpočty plateb za dané období. Pokud společnost ručně vypočítá mzdu, použijte k určení správné výše srážek daně daňové tabulky poskytnuté federálními a státními vládami.
Zkontrolovat zprávy. Pokud jsou výpočty mezd zadávány externě nebo používají mzdový software, vytiskněte následující zprávy a zkontrolujte chyby v podkladových transakcích. Zpracovávejte výplatu znovu, dokud nebudou tyto problémy opraveny.
Zpráva o negativních odpočtech (může znamenat chybu při zadávání údajů nebo podvod)
Zpráva o záporných daních (může znamenat chybu při zadávání údajů nebo podvod)
Předběžný mzdový registr (klíčový dokument používaný k vyhledání chyb)
Tříděný seznam vyplácených mezd (zaměřte se na příliš vysoké nebo nízké částky mezd, abyste zjistili potenciálně nepřesné odpracované hodiny nebo mzdové sazby)
Trendová řada mzdových nákladů podle oddělení (může indikovat účtování mezd nesprávnému oddělení)
Vydání plateb. Jakmile analýza zpráv neukáže žádné další chyby, zpracujte platby zaměstnancům.
Výkazy správy problémů (volitelně). Vydávejte mzdové zprávy managementu, které souvisejí s právě dokončenou mzdou. Příkladem takových zpráv je trendová linie přesčasů podle zaměstnanců a trendová linie kompenzačních výdajů podle oddělení.
Záložní data. Jakmile je výplata dokončena, zálohujte související data. Pokud je zpracování mezd externě, řeší to dodavatel. Pokud se používá vlastní software, archivujte data. Pokud se používá manuální systém, vložte registr mezd do uzamčeného úložiště.
Uzamkněte období. Uzamkněte výplatní období v mzdovém modulu na právě dokončené období, abyste zabránili neoprávněným změnám. To je v podstatě stejné jako v kroku 2; uzamčením výplatního období se přesouváme do dalšího výplatního období.
Daně z vkladu. Uložte daně ze mzdy a ověřte jejich přenos do vlády. Pokud společnost zadala zpracování mezd externě, tento krok řeší dodavatel.
Uložte časové karty. Uložte časové karty poblíž mzdového oddělení. Je docela možné, že zaměstnanci budou zpochybňovat svou mzdu. V takovém případě by nejnovější časové karty měly být snadno přístupné pro kontrolu. Po měsíci nebo dvou lze časové karty přesunout na dlouhodobější úložiště.
Vyšetřujte chyby. Pokud nastanou problémy se zpracováním mezd, ujistěte se, že je zaměstnanci najdou! Prozkoumejte všechny zjištěné chyby transakcí a proveďte změny, abyste zmírnili jejich další výskyt. To může zahrnovat změnu postupů nebo zavedení nových kontrol.
