Proces přijímání hotovosti je vysoce regimentovaný, protože úkol zpracování šeků je nabitý kontrolami. Jsou potřebné k zajištění toho, aby šeky byly zaznamenány správně, okamžitě uloženy a aby nebyly nikde v procesu odcizeny nebo pozměněny. Postup zpracování potvrzení o příjmu je uveden níže:
Zaznamenávejte šeky a hotovost. Když přijde denní doručování pošty, zaznamenejte všechny přijaté šeky a hotovost do seznamu příjmů šeků v podatelně. U každého obdrženého šeku uveďte na formuláři jméno plátce, číslo šeku a zaplacenou částku. Pokud byla stvrzenka v hotovosti, uveďte jméno platící strany, zkontrolujte „hotovost?“ pole a zaplacená částka. Po dokončení všech řádkových položek zadejte celkový součet do pole „celkové příjmy“ ve spodní části formuláře. Podepište formulář a uveďte datum, kdy byly šeky a hotovost přijaty. Na každém obdrženém šeku také razítko „pouze pro vklad“ a číslo bankovního účtu společnosti; to někomu ztěžuje výběr šeku a jeho vložení na jiný bankovní účet.
Forwardové platby. Vložte všechny šeky, hotovost a kopii seznamu potvrzení o přijetí do podatelny do zabezpečeného poštovního pouzdra mezi kancelářemi. Nechte si jej ručně doručit do pokladny v účetním oddělení. Pokladník přiřadí všechny položky v pouzdru k seznamu potvrzení o přijetí do podatelny, inicializuje kopii seznamu a vrátí kopii interoffice poštou do podatelny. Zaměstnanci podatelny poté založí parafovanou kopii podle data.
Použít hotovost na faktury. Vstupte do účetního softwaru, vyvolajte nezaplacené faktury pro příslušného zákazníka a použijte hotovost na faktury uvedené v avízo o poukázání, které je přiloženo k každé platbě od zákazníka. Pokud nic nenasvědčuje tomu, která faktura má být připsána, zaznamenejte platbu buď na samostatný pozastavený účet, nebo jako nepřihlášenou, ale na účet zákazníka, od kterého přišla. V posledně jmenované situaci pořiďte fotokopii šeku a uschovejte ji pro účely žádosti později, aby šek mohl být stále uložen k aktuálnímu datu.
Zaznamenejte další hotovost (volitelně). Občas dorazí hotovost nebo šeky, které nesouvisejí s nezaplacenými pohledávkami. Může se jednat například o platbu předem zákazníkem nebo vrácení zálohy. V těchto případech zaznamenejte stvrzenku do účetního systému spolu s řádnou dokumentací důvodu platby.
Vložte hotovost. Zaznamenejte všechny šeky a hotovost na vkladový lístek. Porovnejte celkovou částku na vkladovém lístku s částkou uvedenou v seznamu příjmů šeků v podatelně a vyrovnejte případné rozdíly. Poté šeky a hotovost uložte do uzamčené kapsy a přepravte je do banky.
Shoda s bankovním potvrzením. Po obdržení šeků a hotovosti k nim banka vystaví potvrzení. Někdo jiný než pokladník by měl porovnat tento příjem se částkou na vkladovém lístku a vyrovnat případné rozdíly. Může být užitečné sešít stvrzenku na kopii vkladního lístku a uložit dokumenty jako důkaz, že byl dokončen postup párování.
