Rozpočet používá podnik k nastavení očekávání příjmů a výdajů v budoucích obdobích. Proces přípravy rozpočtu by měl být vysoce regimentovaný a měl by se řídit stanoveným harmonogramem, aby byl hotový rozpočet připraven k použití na začátku příštího fiskálního roku. Jinak nebude k dispozici opožděný rozpočet pro účely srovnání se skutečnými výsledky v příštím fiskálním roce. Tady jsou základní kroky, které je třeba dodržovat:
- Aktualizujte předpoklady rozpočtu. Zkontrolujte předpoklady o obchodním prostředí společnosti, které byly použity jako základ pro poslední rozpočet, a podle potřeby je aktualizujte.
- Vezměte na vědomí dostupné financování. Určete nejpravděpodobnější částku financování, která bude k dispozici během rozpočtového období, což může omezit plány růstu.
- Krokové kalkulační body. Určete, zda během pravděpodobného rozsahu obchodní činnosti v nadcházejícím rozpočtovém období vzniknou náklady na určitý krok, a definujte výši těchto nákladů a na jaké úrovni aktivity budou vynaloženy.
- Vytvořte balíček rozpočtu. Zkopírujte dopředu základní pokyny k rozpočtování z balíčku instrukcí použitého v předchozím roce. Aktualizujte je tak, aby zahrnovaly skutečné skutečné výdaje vzniklé v aktuálním roce, a také anualizujte tyto informace za celý aktuální rok. Přidejte do balíčku komentář s uvedením informací o nákladech na krok, úzkých míst a očekávaných omezení financování pro nadcházející rozpočtový rok. Uveďte také pokyny pro žádosti o kapitálové rozpočtování.
- Vydejte rozpočtový balíček. Pokud je to možné, vydejte rozpočtový balíček osobně a odpovězte na všechny dotazy příjemců. Uveďte také datum splatnosti prvního návrhu rozpočtového balíčku.
- Získejte prognózu příjmů. Získejte prognózu tržeb od manažera prodeje, ověřte ji u generálního ředitele a poté ji distribuujte dalším manažerům oddělení. Informace o příjmech používají alespoň částečně jako základ pro vývoj vlastních rozpočtů.
- Získejte rozpočty oddělení. Získejte rozpočty ze všech oddělení, zkontrolujte chyby a porovnejte je s omezením úzkého místa, financování a nákladů na jednotlivé kroky. Podle potřeby upravte rozpočty.
- Potvrďte kompenzaci. Zašlete žádosti o kompenzaci obsažené v rozpočtech oddělení manažerovi lidských zdrojů k ověření. To by mělo zahrnovat porovnávání s rozsahy mezd a zjištění, zda jsou daně ze mzdy správně počítány.
- Ověření bonusových plánů. Nechte tým vrcholového vedení ověřit podmínky, za kterých byly sjednány bonusové plány, a zda jsou podmínky těchto dohod přiměřené. Pokud je pravděpodobné, že k bonusovým platbám nedojde, zahrňte je do rozpočtu spolu s příslušnou daní ze mzdy.
- Získejte žádosti o kapitálový rozpočet. Ověřte všechny žádosti o kapitálový rozpočet a předejte je vedoucímu týmu s komentáři a doporučeními. Přihlaste se ke zprávě o likvidaci dlouhodobého majetku a zajistěte, aby byla aktiva nahrazována.
- Aktualizujte rozpočtový model. Vložte všechny informace o rozpočtu do modelu hlavního rozpočtu. Ověřte, zda jsou sazby daně ze mzdy v modelu aktualizovány pro rozpočtový rok. Aktualizujte odpisy v modelu na základě již obdržených informací o požadavcích na vyřazení dlouhodobého majetku a kapitálového rozpočtu.
- Zkontrolujte rozpočet. Setkejte se s týmem vrcholového vedení a zkontrolujte rozpočet. Zvýrazněte možné problémy s omezeními a veškerá omezení způsobená omezeními financování. Otestujte také platnost poměrů obratu u pohledávek, zásob a účtů splatných ve vztahu k historickým metrikám, stejně jako u prodejů na prodejce. Poznamenejte si všechny komentáře od manažerského týmu a předejte tyto informace zpět původcům rozpočtu s požadavky na úpravu jejich rozpočtů.
- Zpracovat iterace rozpočtu. Sledujte nevyřízené žádosti o změnu rozpočtu a aktualizujte model rozpočtu novými iteracemi, jakmile dorazí. Nezapomeňte aktualizovat odhadované úrokové výdaje a úrokové výnosy, protože je objasněna finanční část rozpočtu.
- Získejte souhlas. Předat rozpočet správní radě ke schválení.
- Vydejte rozpočet. Vytvořte vázanou verzi rozpočtu a rozdělte ji všem oprávněným příjemcům.
- Načtěte rozpočet. Načtěte informace o rozpočtu do finančního softwaru, abyste mohli generovat rozpočet versus skutečné sestavy.
- Ověřte načtený rozpočet. Porovnejte rozpočet načtený do účetního softwaru se schválenou verzí rozpočtu a upravte případné chyby.
- Uzamkněte rozpočet. Zahájit ochranu hesla rozpočtového modelu. Vytvořte také kopii modelu a kopii archivujte.
