Problémy s kartami pro zadávání veřejných zakázek společností
Mnoho organizací umožňuje svým zaměstnancům používat osobní kreditní karty k nákupu zboží a služeb jménem firmy, za které jim jsou vráceny peníze. Tento přístup představuje riziko pro zaměstnance, protože společnost se může rozhodnout, že jim nebude proplácet, nebo finanční krize může zpozdit vrácení peněz. Vyšší úrovní propracovanosti, která se tomuto problému vyhne, je vydávání karet pro zadávání veřejných zakázek společnostem některým zaměstnancům, což jim umožňuje provádět určité typy nákupů, za které bude společnost přímo platit.
Pokud je povolena některá z těchto metod nákupu, mohou zaměstnanci do značné míry nakupovat cokoli od kohokoli, což může obejít pravidla nákupu společnosti při jednání s krátkým seznamem preferovaných dodavatelů. Karty pro zadávání veřejných zakázek se také obvykle distribuují pouze malé skupině jednotlivců, takže všichni ostatní nemají spolehlivou metodu nákupu menších položek, kromě úhrady společností.
Duchová karta
Třetí možnost nákupu, která obchází problémy představované prvními dvěma možnostmi, je karta duchů. Duchová karta je jednoduše číslo kreditní karty, které je specifické pro každé oddělení společnosti, pro použití kdokoli v tomto oddělení. Nákupy provedené na každé z těchto karet jsou poté účtovány zpět oddělení, kterému byla karta vydána.
Koncept karty duchů usnadňuje přiřazení nákladů na zakoupené zboží konkrétním oddělením a zároveň umožňuje více zaměstnanců přístup k této možnosti nákupu. Tento přístup také zrychluje rychlost, s jakou je společnost informována o nákupech zaměstnanců; výdaje předložené k úhradě se někdy nepřevádějí na účty splatné měsíce.
Duchovní kartu lze dokonce vydat vybraným dodavatelům. Tito dodavatelé jednoduše účtují číslo karty každého nákupu společnosti provedeného prostřednictvím nich, což snižuje administrativu, která by za normálních okolností byla spojena s každým jednotlivým nákupem.
A konečně, poskytovatel karet přízraků by měl být schopen přenést data o nákupech provedených přímo do systému plateb podnikových účtů, aby zaměstnanci závazků nemuseli zadávat žádné údaje.
Nevýhodou karty duchů je, že se ji bývalí zaměstnanci mohou stále pokoušet používat; to by nebyl případ, kdyby jim byla vydána zvláštní karta pro zadávání veřejných zakázek, protože tato karta by byla při odchodu ze společnosti vyřazena a její číslo deaktivováno.
