Finance

Interní kontroly mezd

Obecné kontroly mezd

Zvažte použití výběru následujících ovládacích prvků pro téměř všechny mzdové systémy bez ohledu na to, jak se shromažďují informace o časování nebo jak jsou zaměstnanci placeni:

  • Audit. Interní auditoři nebo externí auditoři nechají provádět pravidelný audit mzdové funkce, aby ověřili, zda jsou výplaty mezd správně počítány, zda jsou zaměstnanci, kteří dostávají výplaty, pro společnost stále pracují, řádně se shromažďují časové záznamy atd.

  • Změnit oprávnění. Změnu rodinného stavu zaměstnance, srážkové příspěvky nebo odpočty povolte, pouze pokud zaměstnanec podal písemnou a podepsanou žádost, aby tak společnost učinila. Jinak neexistuje žádný důkaz, že zaměstnanec chtěl provést změnu. Stejná kontrola platí pro všechny změny platové sazby požadované manažerem.

  • Změnit sledovací protokol. Pokud zpracováváte mezd interně pomocí počítačového modulu mezd, aktivujte protokol sledování změn a ujistěte se, že přístup k němu je k dispozici pouze prostřednictvím rozhraní chráněného heslem. Tento protokol bude sledovat všechny změny provedené v mzdovém systému, což je velmi užitečné pro sledování chybných nebo podvodných záznamů.

  • Zprávy o kontrole chyb. Některé typy chyb mezd lze zjistit spuštěním sestav, které zobrazují pouze položky, které nespadají do normálního rozdělení výsledků mezd. To nemusí všechny znamenat určité chyby, ale pravděpodobnost podkladových chyb je u vykazovaných položek vyšší. Mzdový manažer nebo třetí strana, která není zapojena do mzdových aktivit, by měla tyto přehledy spustit a zkontrolovat.

  • Výdajové trendové čáry. Podívejte se na výkyvy mzdových nákladů ve finančních výkazech a poté prozkoumejte důvody těchto výkyvů.

  • Vydat zprávu o platbě orgánům dohledu. Zašlete seznam plateb zaměstnancům každému vedoucímu oddělení s žádostí o kontrolu správných platebních částek a neznámých jmen. Mohou identifikovat platby prováděné zaměstnancům, kteří již pro společnost nepracují.

  • Omezte přístup k záznamům. Zamykejte soubory zaměstnanců a záznamy o mzdách kdykoli, když se nepoužívají, abyste zabránili neoprávněnému přístupu. Pokud jsou tyto záznamy uloženy online, použijte ochranu heslem. Toto opatření má nejen zabránit někomu v přístupu k záznamům jiného zaměstnance, ale také zabránit neoprávněným změnám v záznamech (například platová sazba).

  • Oddělení povinností. Nechte jednu osobu připravit výplatní listinu, další ji autorizuje a další vytvoří platby, čímž sníží riziko podvodu, pokud se při tom nedohodne více lidí. V menších společnostech, kde není dostatek personálu pro řádné oddělení povinností, trvejte alespoň na tom, aby někdo zkontroloval a schválil výplatní listinu před odesláním plateb zaměstnancům.

Ovládací prvky výpočtu mezd

Následující seznam možných ovládacích prvků řeší takové problémy, jako jsou chybějící časové rozvrhy, nesprávná odpracovaná doba a nesprávné výpočty plateb. Oni jsou:

  • Automatizované systémy měření času. V závislosti na okolnostech zvažte instalaci počítačových hodin. Tyto hodiny mají řadu předdefinovaných ovládacích prvků, jako je například to, že zaměstnancům umožňují pouze vracet nebo odjíždět na určené směny, neumožňují přesčasy bez přepsání dohledu a (u biometrických hodin) eliminují riziko úderů kamarádem. Měli byste také posílat jakékoli zprávy o výjimkách generované těmito hodinami supervizorům ke kontrole.

  • Ověření výpočtu. Pokud ručně počítáte mzdy, nechte druhou osobu ověřit všechny výpočty, včetně odpracovaných hodin, použitých platových sazeb, daňových odpočtů a srážek. Druhá osoba pravděpodobně provede pečlivé vyšetření než osoba, která provedla výpočty.

  • Ověření odpracovaných hodin. Vždy nechte nadřízeného schválit hodiny odpracované zaměstnanci, aby zaměstnanci nemohli účtovat více času, než kolik skutečně odpracovali.

  • Přiřaďte mzdový registr k podpůrným dokumentům. Mzdový registr zobrazuje hrubé mzdy, odpočty a čistou mzdu, stejně jako dobrý souhrnný dokument, ze kterého lze zpětně vysledovat podpůrné dokumenty pro účely ověření.

  • Přiřaďte časové karty k seznamu zaměstnanců. Existuje značné riziko, že zaměstnanec včas nepředloží časový rozvrh, a proto nebude placen. Chcete-li se tomuto problému vyhnout, vytiskněte na začátku zpracování mezd seznam aktivních zaměstnanců a po obdržení jejich pracovních výkazů zaškrtněte jména v seznamu.

  • Ověření přesčas fungovalo. I když nepožadujete, aby nadřízení schvalovali odpracované hodiny zaměstnanci, přinejmenším nechte nadřízené schválit odpracované hodiny. S těmito hodinami je spojena odměna, takže náklady pro společnost jsou vyšší, stejně jako pokušení zaměstnanců je nárokovat.

  • Schválit změnu platby. Zvažte požadavek nejen jednoho podpisu schválení pro změnu výplaty zaměstnance, ale dvou podpisů - jednoho od nadřízeného zaměstnance a druhého od další vyšší úrovně nadřízeného. Tímto způsobem snížíte riziko tajné dohody při změně platových sazeb.

Zkontrolujte kontrolu plateb

Když zaměstnancům platíte šeky, je zapotřebí několik kontrol, aby se snížila rizika podvodu a různých chyb. Klíčové ovládací prvky jsou:

  • Aktualizujte podpisová oprávnění. Když signatáři šeku opustí společnost, odeberte je ze seznamu autorizovaných signatářů šeků a předejte tyto informace bance. Jinak by stále mohli podepisovat šeky společnosti.

  • Ruční kontroly zaměstnancům. Ruční kontroly provádějte pokud možno přímo zaměstnancům. Tímto způsobem zabráníte typu podvodu, kdy mzdový úředník vytvoří šek na zaměstnance duchů a šek vloží do kapsy. Pokud je to příliš neúčinná kontrola, zvažte příležitostné ruční rozložení šeků.

  • Zamkněte nerozdělené výplaty. Pokud vystavujete výplaty přímo zaměstnancům a někdo není přítomen, uzamkněte jejich šek na bezpečném místě. Jinak by takový šek mohl být odcizen a proplacen.

  • Porovnat adresy. Pokud společnost zasílá šeky svým zaměstnancům, přiřaďte adresy na šecích k adresám zaměstnanců. Pokud jde více než jedna kontrola na stejnou adresu, může to být proto, že mzdový úředník směruje nedovolené platby za falešné zaměstnance na svou adresu.

  • Účet pro kontrolu mezd. Zaměstnanci byste měli platit ze samostatného běžného účtu a financovat tento účet pouze ve výši vyplacených šeků. Tím zabráníte tomu, aby někdo podvodně zvýšil částku na existující výplatní pásku nebo vytvořil zcela novou, protože prostředky na účtu nebudou stačit na zaplacení změněného šeku.

Možná zjistíte, že se několik ovládacích prvků navzájem podpírá, takže z více ovládacích prvků vznikají překrývající se efekty. V těchto případech možná budete moci bezpečně eliminovat několik ovládacích prvků s vědomím, že jiné ovládací prvky budou stále snižovat riziko ztráty.