Finance

Systém Lockbox

Lockbox je poštovní adresa provozovaná bankou, na kterou společnost směřuje své zákazníky k zasílání plateb. Banka otevře příchozí poštu, vloží všechny přijaté prostředky na bankovní účet společnosti a skenuje platby a veškeré informace o převodu. Naskenované obrázky se zveřejní na zabezpečeném webu, kde mohou účetní pracovníci společnosti získat přístup k obrázkům a použít platby k nevyrovnaným pohledávkám.

Systém lockbox je uspořádání několika lockboxů, které jsou strategicky umístěny poblíž geografických klastrů firemních zákazníků, takže je minimalizován celkový čas pošty od zákazníků do lockboxů. Systém lockboxů podporují banky, které vydělávají fixní měsíční poplatek za každý lockbox a také servisní poplatek za každou zpracovanou platbu. Například společnost v Bostonu se může rozhodnout, že bude mít schránky v Chicagu, Los Angeles, Houstonu a Miami, aby snížila počet poštovních zásilek pro platby od zákazníků umístěných v blízkosti těchto měst.

Banky poskytují službu pravidelných kontrol, aby odpovídaly adresám, ze kterých zákazníci vydávají své platby, na umístění skříněk, aby zjistili, zda je konfigurace skříňky optimalizována. Pokud ne, uzamknou se schránky na více míst zaměřených na zákazníka a zákazníci jsou upozorněni, aby změnili své adresy zasílané na nová místa. Neustálé přesouvání umístění skříněk se nedoporučuje, protože to otravuje zaměstnance, kteří platí účty zákazníků, kteří musí neustále aktualizovat adresy pro výplatu ve svých počítačových systémech.

Systém lockbox je vynikajícím způsobem, jak snížit poštovní zásilky pro větší společnost, která má národní nebo mezinárodní zákaznickou základnu. Je zřídka nutné, aby menší společnost s místní zákaznickou základnou používala v místní bance více než jednu schránku, protože jakékoli snížení počtu poštovních zásilek je více než kompenzováno souvisejícími bankovními poplatky.

Vzhledem k tomu, že se způsob platby postupně odkláněl od šeků a ve prospěch elektronických plateb, bude pravděpodobně potřeba systémů lockbox klesat.