Hotovostní a akruální báze účetnictví jsou dvě různé metody používané k záznamu účetních transakcí. Základní rozdíl mezi těmito dvěma metodami spočívá v načasování záznamu transakcí. Při agregaci v průběhu času jsou výsledky obou metod přibližně stejné. Následuje stručný popis každé metody:
Hotovostní základ. Výnosy se zaznamenávají při přijetí hotovosti od zákazníků a výdaje se zaznamenávají při výplatě hotovosti dodavatelům a zaměstnancům.
Akruální základ. Výnosy se zaznamenávají při výdělku a výdaje se zaznamenávají při spotřebě.
K časovému rozdílu mezi těmito dvěma metodami dochází, protože rozpoznávání výnosů je zpožděno na základě hotovosti, dokud do společnosti nedorazí platby zákazníků. Podobně lze uznání výdajů na základě hotovosti odložit, dokud nebude zaplacena dodavatelská faktura. K uplatnění těchto konceptů uvádíme několik příkladů:
Vykazování výnosů. Společnost v březnu prodá zákazníkovi zelené widgety 10 000 $, které fakturu zaplatí v dubnu. Na základě hotovosti prodávající uzná prodej v dubnu, kdy je hotovost přijata. Na akruální bázi prodejce uzná prodej v březnu, kdy vystaví fakturu.
Rozpoznávání nákladů. Společnost nakoupí v květnu kancelářské potřeby za 500 $, za které zaplatí v červnu. Na základě hotovosti kupující uzná nákup v červnu, kdy zaplatí účet. Podle časového rozlišení kupující uzná nákup v květnu, kdy obdrží dodavatelskou fakturu.
Hotovostní základna je k dispozici pouze v případě, že společnost nemá více než 5 milionů USD ročně (podle IRS). Je nejjednodušší účtovat transakce pomocí hotovostního základu, protože nejsou potřeba žádné složité účetní transakce, jako jsou časové rozlišení a odklady. Vzhledem ke snadnému použití je hotovostní základna široce používána v malých podnicích. Relativně náhodné načasování příjmů a výdajů v hotovosti však znamená, že vykazované výsledky se mohou pohybovat mezi neobvykle vysokým a nízkým ziskem. Peněžní základnu také běžně používají jednotlivci při sledování své osobní finanční situace.
Akruální bázi využívají všechny větší společnosti z několika důvodů. Nejprve je jeho použití nutné pro daňové hlášení, když tržby přesáhnou 5 milionů dolarů. Audit účetní závěrky společnosti lze provést pouze tehdy, pokud byla sestavena na akruální bázi. Kromě toho je pravděpodobnější, že finanční výsledky podniku na akruálním základě budou odpovídat výnosům a nákladům ve stejném vykazovaném období, aby bylo možné rozeznat skutečnou ziskovost organizace. Pokud však v účetní závěrce není uveden výkaz peněžních toků, tento přístup neodhalí schopnost podniku generovat hotovost.
