Účetní transakce je obchodní událost, která má peněžní dopad na účetní závěrku podniku. Zaznamenává se do účetních záznamů podniku. Příklady účetních transakcí jsou:
Prodej v hotovosti zákazníkovi
Prodej na úvěr zákazníkovi
Přijímejte hotovost na fakturu splatnou zákazníkem
Nákup dlouhodobého majetku od dodavatele
Zaznamenejte odpisy dlouhodobého majetku v průběhu času
Nakupujte spotřební materiál od dodavatele
Investice do jiného podnikání
Investice do obchodovatelných cenných papírů
Zapojení do zajištění ke zmírnění dopadů nepříznivé cenové změny
Půjčte si prostředky od věřitele
Vydejte dividendu investorům
Prodej aktiv třetí straně
Mohou také nastat podvodné účetní transakce, které v zásadě tvoří vedení nebo účetní pracovníci. Těmto transakcím se lze vyhnout použitím komplexního systému kontrol.
Každá účetní transakce se musí řídit diktátem účetní rovnice, která stanoví, že každá transakce musí vést k tomu, že aktiva se rovnají pasivům plus vlastní kapitál. Například:
Prodej zákazníkovi má za následek zvýšení pohledávek (aktiv) a zvýšení výnosů (nepřímo zvyšuje vlastní kapitál akcionářů).
Nákup od dodavatele vede ke zvýšení nákladů (nepřímo snižuje vlastní kapitál) a ke snížení hotovosti (aktiva).
Příjem hotovosti od zákazníka má za následek zvýšení hotovosti (aktiva) a snížení pohledávek (aktiva).
Půjčování finančních prostředků od věřitele má za následek zvýšení hotovosti (aktiva) a zvýšení splatných půjček (závazek).
Každá účetní transakce tedy vede k vyvážené účetní rovnici.
Účetní transakce se zaznamenávají přímo nebo nepřímo do deníku. Nepřímá odrůda se vytvoří, když k záznamu transakce použijete modul v účetním softwaru a modul za vás vytvoří záznam deníku. Například fakturační modul v účetním softwaru strhne z účtu pohledávek účty a připsá na výnosový účet pokaždé, když vytvoříte fakturu od zákazníka.
Pokud je zápis do deníku vytvořen přímo v manuálním účetním systému, ověřte, zda se součet všech debetů rovná součtu všech kreditů, jinak bude transakce nevyvážená, což znemožňuje vytvoření účetní závěrky. Pokud je zápis do deníku vytvořen přímo v balíčku účetního softwaru, software odmítne záznam přijmout, pokud si neodepíše stejné kredity.
