Finance

Účetní kniha pohledávek

Účetní kniha pohledávek je podřízená kniha, ve které jsou zaznamenávány veškeré prodeje úvěrů podnikem. Je užitečné rozdělit do jednoho místa záznamy o všech částkách fakturovaných zákazníkům, stejně jako o všech dobropisech a (zřídka) vydaných dobropisech a všech platbách provedených na jejich základě. Konečný zůstatek knihy pohledávek se rovná souhrnné částce nezaplacených pohledávek.

Typická transakce zadaná do účetní knihy pohledávek bude zaznamenávat pohledávky z účtu a později bude následovat platební transakce od zákazníka, která eliminuje pohledávku z účtu. Pokud zákazník nezaplatí celou částku faktury, může být za účelem odstranění zbytkového zůstatku zaznamenán dobropis.

Pokud byste měli udržovat ruční záznam účetní knihy pohledávek, mohla by obsahovat podstatně více informací. Datová pole v ručně připravené účetní knize mohou obsahovat následující informace pro každou transakci:

  • Datum faktury

  • Číslo faktury

  • Jméno zákazníka

  • Identifikační kód prodaného zboží

  • Prodejní daň

  • Celková fakturovaná částka

  • Příznak platby (uvádí, zda je zaplaceno nebo ne)

Primárním dokladem zaznamenaným v knize pohledávek je faktura odběratele. Také pokud zákazníkovi poskytnete úvěr zpět na zboží, jako je vrácené zboží nebo zboží poškozené při přepravě, zaznamenáte také dobropis do hlavní knihy. Dodatečný poplatek zákazníkovi se může objevit v debetním lístku (nebo v samostatné faktuře).

Informace v účetní knize pohledávek se periodicky agregují (kdekoli z denního na měsíční) a zaúčtují se na účet v hlavní knize, který se nazývá kontrolní účet. Účet kontroly pohledávek se používá k zabránění přeplnění hlavní knihy obrovským množstvím informací, které se obvykle ukládají do knihy pohledávek. Ihned po zaúčtování by se zůstatek na kontrolním účtu měl shodovat se zůstatkem v knize pohledávek. Vzhledem k tomu, že v kontrolním účtu nejsou uloženy žádné podrobné transakce, bude muset každý, kdo chce prozkoumat transakce faktury a dobropisu zákazníka, procházet z kontrolního účtu do hlavní účetní knihy a najít je.

Před uzavřením účetních knih a vygenerováním účetní závěrky na konci účetního období vyplňte všechny položky v knize pohledávek, zavřete knihu pro dané období a zaúčtujte součty z knihy pohledávek do hlavní knihy. Tyto kroky jsou v některých balíčcích účetního softwaru dokončeny automaticky, když uživatel indikuje, že má být uzavřena lhůta.

Podobné podmínky

Účetní kniha pohledávek je také známá jako podřízená kniha pohledávek nebo podúčet pohledávek.