Trvalý příkaz je opakovaná autorizace k nákupu nebo platbě. Koncept lze použít jak v oblasti nákupu, tak v oblasti závazků, kde jsou rozdíly následující:
- Nákup. Opakovaná nákupní objednávka, kterou lze nazvat hlavní nákupní objednávkou, je vydána dodavateli, který autorizuje opakované dodávky kupujícímu. Tato dohoda obvykle stanoví ceny, které mají být zaplaceny, a množství, která mají být dodána během konkrétního nákupního období. Může se od prodejce vyžadovat, aby počkal na zaslání konkrétních povolení kupujícím, nebo jednoduše opakoval dodávky.
- Závazky. Opakované platby ve stejné výši se vyplácejí dodavatelům. Tento přístup se běžně používá pro smluvní závazky, jako jsou měsíční platby za pojištění, nájemné, půjčky a parkovné. Obvykle to má formu pokynů v bance kupujícího k pravidelnému provádění plateb na bankovní účet prodávajícího. Informace o trvalém příkazu jsou obvykle uvedeny na autorizačním formuláři, který vyžaduje banka kupujícího.
Trvalé příkazy mohou zvýšit efektivitu firmy replikací nákupů a plateb, spíše než vyžadováním, aby byly zahájeny jednotlivé transakce pokaždé, když musí být proveden nákup nebo platba. Tímto způsobem se výrazně sníží související množství papírování. Nebezpečí při jejich používání spočívá v tom, že mohou běžet příliš dlouho, takže nákupy mohou být prováděny i poté, co již nejsou potřeba, nebo platby prováděné poté, co již k tomu není povinnost. V důsledku toho musí být data ukončení trvalých příkazů neustále sledována.
Další obavou je, že kterýkoli z trvalých příkazů může pro podnik vytvořit významnou povinnost, takže přísně omezte počet zaměstnanců, kteří jsou oprávněni je vydávat.
