Kontroly závazků se používají ke zmírnění rizika ztrát ve funkci závazků. Ovládací prvky závazků jsou agregovány do tří obecných kategorií, které ověřují povinnost podniku platit, zadávají údaje o závazcích do počítačového systému a platí dodavatele. Ovládací prvky jsou následující:
Povinnost platit kontroly
Ověření platební povinnosti lze provést pomocí jedné z několika možných kontrol. Oni jsou:
Schválení faktury. Osoba v pozici autorizovat platbu znamená svůj souhlas s dodavatelskou fakturou. Ve skutečnosti se však jedná o relativně slabou kontrolu, pokud schvalovatel vidí pouze fakturu dodavatele, protože neexistuje způsob, jak zjistit, zda zboží nebo služby byly přijaty, nebo zda jsou účtované ceny takové, s nimiž společnost původně souhlasila. Schvalovatel může také chtít vědět, který účet hlavní knihy bude účtován. V důsledku toho je lepší nechat pracovníky závazků nejprve sestavit dodavatelskou fakturu, autorizovat nákupní objednávku a obdržet dokumentaci do balíčku a poté fakturu orazítkovat podpisovým blokem, který obsahuje číslo účtu, které má být účtováno, a poté mít schvalovatele zkontrolujte to. Tento přístup dává recenzentům velmi kompletní sadu informací, se kterými mohou pracovat.
Schválení nákupní objednávky. Nákupní oddělení vydává nákupní objednávku pro každý provedený nákup. Tímto nákupním personálem se v zásadě schvalují všechny výdaje před jejich uskutečněním, což může zabránit tomu, aby některé výdaje vůbec nastaly. Protože tato kontrola vyžaduje značné množství práce nákupního personálu, pravděpodobně požádá zaměstnance, aby požadovali zboží na formálním formuláři žádosti o koupi.
Vyplňte a třícestný zápas. Zaměstnanci závazků před autorizací platby přiřadí fakturu dodavatele k související nákupní objednávce a dokladu o přijetí. Tento přístup nahrazuje potřebu schválení individuální faktury, protože schválení je místo toho založeno na nákupní objednávce. Je to také lepší než schvalovat pouze na základě nákupní objednávky, protože také ověřuje příjem zboží. Je však také bolestně pomalý a může se rozpadnout, pokud chybí papírování.
Ruční vyhledávání duplicitních plateb. Počítačový systém závazků provádí automatické vyhledávání duplicitních čísel faktur. Toto je mnohem obtížnější snaha ve zcela manuálním účetním systému. V takovém případě může prodavač závazků prohledat soubor dodavatele a soubor nezaplacených faktur a zjistit, zda již byla zaplacena faktura, která byla právě přijata od dodavatele. V mnoha situacích je objem příchozích dodavatelských faktur tak obtížný, že se platící pracovníci vzdají jakéhokoli pokusu o identifikaci duplicitních faktur a jednoduše souhlasí s tím, že za tyto položky příležitostně zaplatí.
Ovládací prvky zadávání dat
Existuje několik způsobů, jak zajistit, aby byly všechny dodavatelské faktury zadány do systému závazků, ačkoli tyto kontroly mají různé stupně úspěchu. Ovládací prvky jsou:
Záznam po schválení. Tato kontrola nutí pracovníky povinných účtů ověřit schválení každé faktury před jejím vložením do systému.
Záznam před schválením. Tato kontrola klade větší prioritu na platící dodavatele než na získání povolení k platbě, protože každá přijatá faktura je zaznamenána v systému závazků najednou. Tato kontrola funguje nejlépe tam, kde nákupní objednávky již byly použity k autorizaci nákupu.
Přijměte pokyn k číslování faktur. Snad největším problémem v oblasti zadávání údajů o závazcích jsou duplicitní platby. To se nejeví jako problém, protože většina společností používá účetní software, který automaticky detekuje duplicitní faktury a zabraňuje duplicitním platbám. Může však existovat nekonzistence ve způsobu zaznamenávání čísel faktur. Například zaznamenáváte číslo faktury 0000078234 s úvodními nulami nebo bez nich? Pokud je stejná faktura předložena zaměstnancům závazků dvakrát a je zaznamenána jako 0000078234 jednou a 78234 příště, systém je neoznačí jako duplikáty faktur. Stejný problém nastává s pomlčkami v čísle faktury; číslo faktury 1234-999 lze zaznamenat jako 1234-999 nebo jako 1234999.
Shoda s rozpočtem ve finančních výkazech. Pokud byla dodavatelská faktura nesprávně naúčtována nesprávnému oddělení, je možné, že vedoucí oddělení, který si prohlédne účetní závěrku, zjistí rozdíl mezi účtovanou částkou a rozpočtem, a tak by na problém upozornil účetní oddělení.
Platební kontroly
Převážná část níže uvedených kontrol se týká platby šekem, protože to je stále převládající forma platby. Ovládací prvky jsou:
Rozdělit kontrolu tisku a podepisování. Jedna osoba by měla připravit šeky a jiná osoba by je měla podepsat. Tímto způsobem dochází ke křížové kontrole vydávání hotovosti.
Uložte všechny kontroly na uzamčeném místě. Nepoužité kontrolní zásoby by měly být vždy skladovány na uzamčeném místě. Jinak mohou být šeky odcizeny, podvodně vyplněny a proplaceny. To znamená, že jakékoli podpisové značky nebo razítka by měly být také uloženy na uzamčeném místě.
Sledujte sled použitých kontrolních čísel. Udržujte protokol, ve kterém je uveden rozsah čísel šeků použitých během běhu kontroly. To je užitečné pro určení, zda mohou chybět nějaké kontroly v úložišti. Tento protokol by neměl být uchováván s uloženými šeky, protože někdo mohl ukrást protokol současně s krádeží šeků.
Vyžadovat ruční podepisování šeků. Společnost může vyžadovat podepsání všech šeků. Toto je ve skutečnosti relativně slabá kontrola, protože jen málo signatářů šeku se ponoří do toho, proč se šeky vydávají, a málokdy zpochybňuje zaplacené částky. Pokud se společnost rozhodne místo toho použít podpisový štítek nebo razítko, pak je mnohem důležitější mít silný systém objednávek; pracovníci nákupu se de facto stávají schvalovateli faktur vystavením nákupních objednávek dříve v procesu zpracování závazků.
Vyžadovat další podepisující šek. Pokud částka šeku překročí určitou částku, vyžadujte podepisujícího druhého šeku. Tato kontrola údajně dává několika lidem na vyšší úrovni šanci přestat platit. Ve skutečnosti je pravděpodobnější, že zavede pouze další krok do platebního procesu, aniž by skutečně posílil kontrolní prostředí.
