Mzdový deník je podrobný záznam účetních transakcí souvisejících se mzdami. Menší organizace mohou zaznamenávat své mzdové transakce přímo do hlavní knihy, ale větší společnosti zjistí, že naprostý objem těchto transakcí ucpe hlavní knihu. Místo toho zaznamenávají mzdové transakce do deníku mezd a poté zaznamenávají do hlavní knihy jednu položku na úrovni souhrnu, která odráží všechny transakce zaznamenané v deníku mezd. V účetních softwarových systémech software pravidelně účtuje součty transakcí z deníku mezd do hlavní knihy, obvykle na žádost uživatele.
Pokud potřebujete prozkoumat konkrétní mzdovou transakci a vaše společnost používá mzdový deník, budete muset provést průzkum v mzdovém deníku, protože informace na úrovni podrobností nebudou k dispozici v hlavní knize.
Zaměstnanci mezd vytvářejí zápisy do deníku, které se zaznamenávají do deníku mezd, zejména z periodických mezd. Na konci každého měsíce může také existovat libovolný počet zvláštních záznamů, například přírůstky pro dovolenou nebo nemocenské.
Jakmile budou provedeny zápisy do deníku mezd a účetní pracovníci zaúčtují souhrn těchto informací do hlavní knihy, objeví se informace ve výkazu zisku a ztráty (pro mzdy, daně ze mzdy a výdaje na dávky) a v rozvaze (pro časově rozlišené mzdy, daně ze mzdy a výhody).
V plně počítačovém účetním systému nemusí být nutné tisknout podrobnosti mzdového deníku; místo toho je veškerý výzkum týkající se konkrétních mzdových transakcí prováděn online. Pokud je považováno za nutné vytisknout a uchovat deník, uschovejte jej bezpečně uložený, protože obsahuje důvěrné informace o kompenzaci.
V některých balíčcích účetního softwaru může být deník mezd neviditelný, protože databáze je strukturována tak, že jednoduše zadáváte transakce, aniž byste se zabývali konkrétním deníkem, ve kterém jsou zaznamenány.
