Finance

Třícestné shody

Třícestné párování je technika ověřování plateb, která zajišťuje, že dodavatelská faktura je platná. Když oddělení závazků obdrží fakturu od dodavatele, odpovídá následující informace:

  • Informace na dodavatelské faktuře ke kopii související nákupní objednávky, která jí byla předána nákupním oddělením. V objednávce je uvedeno množství a cena, za kterou společnost souhlasí s nákupem zboží nebo služeb uvedených na faktuře dodavatele.

  • Faktura dodavatele k přijetí dokumentace předaná přijímacímu oddělení do účetního oddělení, aby se zajistilo, že zboží bylo přijato, že je ve správném množství a že je v dobrém stavu.

Koncept „třícestné shody“ tedy odkazuje na párování tří dokumentů - faktury, nákupní objednávky a zprávy o přijetí - aby bylo zajištěno provedení platby. Tento postup se používá k zajištění toho, aby byly uhrazeny pouze povolené nákupy, čímž se zabrání ztrátám v důsledku podvodu a neopatrnosti.

Pokud tato třícestná shoda odhalí, že dodavatelská faktura je v dobrém stavu, zpracovávají pracovníci odpovědní za účty fakturu k platbě. Pokud ne, pracovníci kontaktují dodavatele ohledně jakýchkoli problémů, které zjistil, což může mít za následek vystavení revidované faktury nebo možná dobropisu od dodavatele.

Koncept třícestného zápasu má problémy. Je to velmi náročné na práci a může být obtížné shromáždit požadované informace, což může mít za následek zpožděné platby, zatímco pracovníci odpovědní za účty hledají chybějící informace. Zpoždění může otravovat dodavatele a také společnosti bránit ve slevách za předčasné platby. Třícestné párování můžete zefektivnit:

  • Vyloučení maloodolných a opakujících se faktur z požadavku na shodu.

  • Umožnění pracovníkům splatných účtů schvalovat faktury, pokud jsou ceny a jednotky uvedené na faktuře dodavatele v rozmezí několika procent od částek určených v nákupní objednávce.

K dispozici jsou také automatizovaná řešení třícestného párování, která vyžadují použití plně integrovaných systémů plánování podnikových zdrojů, ale i tato řešení odstartují některé transakce, u nichž automatizované řešení selže, což vyžaduje ruční prozkoumání nesrovnalostí. Tyto automatizované systémy jsou tak drahé, že nejsou životaschopným řešením pro menší podniky.