Následující fakturační postup se zabývá třemi úkoly v procesu fakturace, které zahrnují shromažďování informací potřebných k vytvoření faktury, vytváření faktur a jejich vystavení zákazníkům.
Zkontrolujte fakturační údaje (Billing Clerk)
- Otevřete denní protokol o přepravě v počítačovém systému.
- Naskenujte podrobnosti každé zásilky a ujistěte se, že je připravena k fakturaci. Pokud ano, označte záznamy jako zúčtovatelné transakce.
- Vstupte do modulu fakturace a vyvolejte obrazovku náhledu každé budoucí faktury, která má být vytištěna.
- Ověřte, že všechny ceny byly schváleny pracovníky zadávání objednávek. Pokud ne, porovnejte uvedené ceny s oficiálním firemním ceníkem a získejte souhlas s odchylkami od tohoto seznamu.
- Přidejte poplatek za přepravu, pokud není objednávka označena jako předplacená nebo k vyzvednutí zákazníkem.
- Ověřte správnost kódu daně z obratu zákazníka a v případě potřeby jej upravte.
Tisk dávky faktury (Billing Clerk)
- Vyberte možnost ve fakturačním softwaru a vytiskněte všechny označené faktury.
- Umístěte oficiální formulář fakturační faktury společnosti do tiskárny.
- Spusťte zkušební tisk a ujistěte se, že jsou fakturační formuláře správně umístěny v tiskárně.
- Vytiskněte celou dávku faktury a ověřte, zda se vytiskly správně.
Příprava a odesílání faktur (Billing Clerk)
- Pokud jsou faktury ve více kopiích, roztrhněte kopie a uschovejte určené kopie.
- Vložte verzi faktury určenou zákazníkům do obálek.
- Razítko „Je požadována oprava adresy“ na fakturačních obálkách.
- Doručte fakturační obálky do poštovní místnosti k odeslání.
Založte kopie faktury (Billing Clerk)
- Podle potřeby archivujte kopie zadržených faktur, buď podle čísla faktury, nebo podle jména zákazníka.
