Záloha vyplacená zaměstnanci je v zásadě krátkodobá půjčka od zaměstnavatele. Proto se v rozvaze společnosti zaznamenává jako krátkodobé aktivum. Je možné, že nebude existovat samostatný účet, do kterého by se zálohy ukládaly, zejména pokud zálohy zaměstnanců nejsou časté; možné majetkové účty, do kterých se tyto informace ukládají, jsou:
Zálohy zaměstnanců (pro situace s velkým objemem)
Zaměstnanecké půjčky (užitečné, pokud má společnost v úmyslu účtovat úroky z prostředků poskytnutých zaměstnancům)
Jiná aktiva (pravděpodobně dostatečná pro menší společnosti, které evidují jen málo aktiv jiných než obchodní pohledávky a stálá aktiva)
Jiné pohledávky (užitečné, pokud sledujete řadu různých typů aktiv a chcete rozdělit pohledávky na jeden účet).
Například pokud ABC International vydá zálohu 1 000 $ zaměstnanci Smithovi, může zaznamenat počáteční transakci jako:
